Pengolahan Arsip Elektronik – Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi, menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan.
Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang lama.
Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan manajemen arsip secara elektronik.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting bagi suatu organisasi. Berbagai infomasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu organisasi akan senantiasa terjaga seiring dengan terjaganya arsip organisasi tersebut.
Proses Pengelolaan Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Tahapan Pengelolaan Arsip Elektronik
Adapun tahap pengelolaan arsip elektronik diatur dalam peraturan arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2021 tentang pengelolaan arsip elektronik, tentang tahapan pengelolaan arsip elektronik yang diatur dalam pasal 9 yang berisi bahwa Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE) dilakukan dengan beberapa tahap yang meliputi :
- Pembuatan dan penerimaan arsip elektronik
- Penggunaan arsip elektronik
- Penyimpanan arsip elektronik
- Pemeliharaan dan alih media arsip elektronik
- Penyusutan arsip elektronik
- Akuisisi arsip elektronik
- Deskripsi dan pengelolaan arsip elektronik
- Preservasi digital
- Akses dan pemanfaatan arsip elektronik.
Cara Pengelolaan Arsip Elektronik
Jika tahapan pengelolaan arsip menurut perpu dapat dilihat pada bab di atas. Maka, ada pun cara pengelolaan arsip elektronik paling umum dilakukan, yaitu sebagai berikut.
- Pengumpulan bahan
Cara pengelolaan arsip elektronik yang pertama adalah mengumpulkan bahan. Baik itu bahan yang berbentuk fisik, ataupun yang memang sudah berbentuk digital. Adapun saat pengumpulan bahan arsip, yaitu perlu memperhatikan kegunaan arsip. Data yang diarsipkan adalah data yang paling prioritas.
Misalnya, buku langka yang secara isi sangat penting, meskipun sudah puluhan tahun, karena sifat buku langka dan warisan leluhur, maka buku langkah itulah yang diprioritaskan untuk diarsipkan secara digital.
- Tahapan pemindaian
Setelah pengumpulan bahan dirasa sudah memenuhi kriteria seleksi. Maka cara pengelolaan arsip berbasis elektronik bisa dilanjutkan dengan tahap pemindaian.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, jika pemindaian dapat dilakukan dengan scanner atau bisa juga dengan memfoto.
Adapun format yang dapat digunakan dalam tahap pemindaian, yaitu bisa menggunakan format image tanpa kompresi. Umumnya resolusi yang aman untuk perlindungan arsip adalah beresolusi 600 dpi dengan format TIFF
- Tahapan Manipulasi
Setelah selesai dipindai, maka file perlu disesuaikan terlebih dahulu agar dapat digunakan. Yaitu dengan mengubah format TIFF menjadi PDF yang resolusi yang lebih ramah untuk dibuka oleh perangkat digital. Untuk resolusi dapat diperkecil hingga 25% dari resolusi aslinya.
- Tahapan Entry Data
Setelah proses manipulatif selesai, masuk ke tahap entry data. Di Bagian ini kita perlu membuat data deskripsi arsip yang sesuai dengan isi arsip.
Adapun tujuan entry data, yaitu memudahkan ketika dilakukan proses pencarian. Adapun cara yang bisa dilakukan, misalnya membuat kata kunci yang relevan dengan deskripsi dan isi arsip.
- Tahapan editing dan koreksi
Cara pengelolaan arsip elektronik yang tidak kalah penting setelah semuanya sudah dilakukan, yaitu masuk ke tahap editing dan koreksi.
Terutama saat menuliskan deskripsi dan kata kunci yang dientri ke arsip elektronik. Karena kesalahan ketik akan mempengaruhi ketika dilakukan pemanggilan informasi yang tidak singkrong dan tidak bisa muncul di search engine.
- Akses arsip digital
Pengelolaan arsip elektronik memang beragam . Ada arsip digital yang memang disimpan di Website, sehingga dapat diakses oleh umum. Namun, ada juga yang disimpan di database internal. Misalnya hanya diakses oleh perangkat yang terhubung di satu tempat.
Misalnya di perpustakaan, hanya bisa diakses ketika mengakses di sana. Karena banyak alasan, misalnya alasan arsip rahasia yang dapat diakses oleh orang-orang tertentu yang memiliki kepentingan seperti penelitian.
Manfaat pengelolaan arsip elektronik
Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai berikut:
- Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
- Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
- Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
- Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
- Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
- Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
- Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
- Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.
Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.
Itulah informasi yang bisa kami bagikan, semoga informasi yang kami bagikan ini bermanfaat untuk kalian semua dan terima kasih telah membaca.
