Manajemen korespondensi merupakan hal yang sangat penting bagi semua organisasi, lembaga pemerintah, dan pihak lain yang harus memenuhi tenggat waktu, dan mengupayakan tingkat produktivitas setinggi mungkin, serta sistem pengendalian yang efisien untuk mengatur saluran korespondensi yang semakin meningkat secara efektif.
Di sinilah sistem manajemen korespondensi berperan. Sedangkan manajemen persuratan adalah proses penerimaan, pencatatan, pencatatan, pengolahan dan tanggapan secara tepat serta pembuatan jejak audit atas surat-menyurat yang diterima.
Sistem manajemen korespondensi digunakan untuk melacak semua korespondensi bisnis masuk dan keluar suatu organisasi dan membuatnya tersedia untuk semua pengguna aplikasi sesuai dengan peran dan akses mereka.
Manajemen korespondensi yang baik menyediakan sarana elektronik untuk menyimpan, mengambil, dan mengarahkan korespondensi untuk ditinjau dan disetujui.
Sistem seperti ini memberikan kemampuan untuk secara efisien dan efektif mengelola sejumlah besar korespondensi baik secara elektronik maupun di atas kertas, surat, fax dan metode tradisional lainnya.
Sistem manajemen korespondensi memusatkan dan mengelola pembuatan, perakitan, dan pengiriman korespondensi bisnis yang aman, personal, dan interaktif.
Hal ini memungkinkan organisasi untuk dengan cepat mengumpulkan korespondensi dari konten yang telah disetujui sebelumnya dan dibuat khusus dalam proses yang efisien mulai dari pembuatan hingga pengarsipan.
Hasilnya, pelanggan mendapatkan komunikasi yang tepat pada waktu yang tepat dengan cara yang benar: tepat waktu, akurat, nyaman, aman, dan relevan.
Hal ini memungkinkan bisnis untuk memaksimalkan nilai interaksi pelanggan dan meminimalkan biaya dan risiko yang terkait dengan proses yang agak rumit.
Meskipun sistem manajemen korespondensi berbeda dalam fitur dan kemampuan integrasi aslinya, solusi manajemen korespondensi yang baik harus memiliki beberapa fitur inti yang sama seperti:
- Correspondence Capture: korespondensi berbasis kertas masih menjadi bagian terbesar dari korespondensi bisnis, meskipun mengalami penurunan, solusinya perlu memiliki kemampuan untuk menangkap korespondensi berbasis kertas yang masuk, serta korespondensi digital;
- Penyimpanan Korespondensi: solusi korespondensi yang baik harus mampu menyimpan korespondensi masuk dan keluar dengan cara yang aman dan patuh. Selain itu, beberapa korespondensi perlu dikelola sesuai dengan peraturan industri untuk tujuan audit;
- Manajemen Proses: sistem manajemen korespondensi harus mampu mengarahkan korespondensi ke orang atau tim yang paling tepat dalam suatu organisasi untuk memprosesnya;
- Manajemen Komunikasi: sebuah solusi harus mampu menghasilkan komunikasi keluar, dalam bentuk kertas biasa atau dalam format email, dan keluarannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan orang yang menerima pesan tersebut;
- Integrasi ECM: biasanya korespondensi perlu dilihat dalam konteks sistem Manajemen Konten Perusahaan. Oleh karena itu, solusinya harus memiliki integrasi berbasis standar untuk memungkinkan hal ini terjadi;
- Informasi Manajemen: saat ini organisasi memiliki visibilitas terbatas atas kinerja mereka dalam menangani korespondensi bisnis. Solusinya perlu menyediakan informasi ini sehingga organisasi dapat meningkatkan kinerja serta layanan pelanggannya;
Sistem manajemen korespondensi dengan fitur-fitur ini tidak hanya akan memberikan manfaat seperti pengurangan biaya, efisiensi proses, dan peningkatan kepatuhan, tetapi juga akan menyediakan platform bagi organisasi untuk mentransformasi interaksi pemangku kepentingan mereka.
Manajemen Korespondensi Adalah
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalarn arti luas komunikasi merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandungpengertian antar perseorangan atau golongan.
Jadi, dapat ditarik kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Apabila seorang pimpinan hams menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan ha1 yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting.
Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkanpenyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepadastaf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat dan lampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelasbahwa surat sangat penting artinya dalarn membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat suratdengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pulapenilaian negatif dalam organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat,adalah memo, laporan, dan dll.
Manajemen Korespondensi Adalah Salah Satu Yang
Manajemen korespondensi terjadi di semua organisasi. Agar dapat berfungsi, organisasi harus melakukan korespondensi untuk menjalankan fungsi penting sehari-hari.
Korespondensi adalah bagaimana pekerjaan ditugaskan, dimulai, dan diselesaikan; itu adalah komunikasi yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Secara umum, korespondensi mencakup surat, faks, faktur, memorandum, permintaan informasi, tinjauan desain proyek, agenda, perintah perubahan, email, catatan/instruksi manajer proyek, dll.
Tergantung pada industri dan jenis organisasi, korespondensi dapat memiliki arti yang berbeda. Misalnya, lembaga pemerintah mungkin memiliki permintaan dari kongres, warga negara, dan antar lembaga, serta Undang-Undang Kebebasan Informasi (FOIA) .
Beberapa lembaga dan organisasi sedang memproses banding, klaim, atau pengaduan. Perusahaan lain sedang memproses pertanyaan dan audit kepatuhan internal dan eksternal.
Terlepas dari lembaga atau jenis korespondensi, semua korespondensi memerlukan tindakan yang tepat dalam bentuk pengalihan, peninjauan, persetujuan, dan/atau pengarsipan secara tepat waktu dan terorganisir.
Manajemen korespondensi mengelola permintaan dari sumber eksternal melalui proses kolaboratif, perutean, dan melacaknya hingga selesai yaitu, pemenuhan permintaan.
Manajemen korespondensi memungkinkan pekerja membuat jejak audit atas korespondensi yang diterima, mengurangi kesalahan dan menghemat waktu yang berharga.
Untuk mematuhi standar industri dan peraturan pemerintah mengenai persyaratan waktu respons, organisasi perlu menyederhanakan dan mengotomatiskan cara permintaan ini diproses dan diselesaikan.
Sistem manajemen korespondensi (CMS) menstandardisasi proses dan menyederhanakan/mensentralisasi komunikasi internal dan eksternal organisasi, memungkinkan pejabat untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting dengan cara yang produktif dan efisien.
Jenis-Jenis Surat Korespondensi
Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki dua jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
- Korespondensi Internal
Korespondensi surat internal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan antara para pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.
Korespondensi internal umumnya melibatkan pertukaran informasi, koordinasi kegiatan, dan penyampaian pesan yang relevan untuk kegiatan internal perusahaan. Beberapa contoh korespondensi surat menyurat internal meliputi:
- Memo atau catatan internal: Digunakan untuk memberikan informasi penting atau arahan khusus kepada anggota tim atau departemen tertentu.
- Email internal: Untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dalam organisasi, menyampaikan laporan rutin, atau berkoordinasi tentang proyek atau tugas tertentu.
- Surat antar departemen: Untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau kerjasama antara departemen yang berbeda dalam perusahaan.
- Laporan dan dokumen internal: Berisi analisis, evaluasi, atau informasi lain yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan bisnis.
Korespondensi internal berperan penting dalam menjaga koordinasi dan efisiensi kerja di dalam suatu perusahaan atau organisasi, untuk memastikan bahwa informasi dan arahan diteruskan ke orang dan waktu yang tepat.
Korespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.
- Korespondensi Eksternal
Korespondensi surat eksternal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi antara perusahaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, mitra bisnis, pemasok, atau masyarakat umum.
Korespondensi eksternal digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak luar, menawarkan produk atau layanan atau menanggapi permintaan atau keluhan dari pihak eksternal. Beberapa contoh korespondensi surat menyurat eksternal meliputi:
- Surat penawaran dan pemesanan: Digunakan untuk mengajukan penawaran produk atau layanan kepada calon pelanggan dan untuk menerima pesanan dari pelanggan.
- Surat konfirmasi pesanan dan pengiriman: Untuk mengonfirmasi bahwa pesanan dari pelanggan telah diterima dan akan segera dikirim.
- Surat undangan: Digunakan untuk mengundang pelanggan atau mitra bisnis untuk menghadiri acara atau pertemuan tertentu.
- Surat balasan atau tanggapan: Untuk merespons permintaan, keluhan, atau pertanyaan dari pelanggan atau pihak luar lainnya.
- Surat izin dan perizinan: Digunakan untuk mengurus izin atau perizinan tertentu dari pihak berwenang.
Korespondensi eksternal memiliki peran penting dalam membangun citra dan reputasi sebuah perusahaan di mata pihak eksternal.
Kualitas dan profesionalisme korespondensi eksternal dapat mempengaruhi persepsi dan hubungan perusahaan maupun pemilik bisnis dengan pelanggan, mitra bisnis, dan pihak-pihak lainnya.
Fungsi Surat Korespondensi
Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut.
Dengan adanya surat tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama antara perusahaan satu dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.
Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama.
Dalam hal ini, perusahaan yang memiliki hubungan korespondensi disebut dengan koresponden. Tentunya hal ini dilakukan dua arah yang melibatkan satu sama lain dan saling berhubungan.
Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi dimana surat yang ada akan menunjukan di mana adanya perbedaan antara surat masuk dan surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerjasama.
Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan tujuan dalam pembuatannya.
Termasuk dengan surat korespondensi yang pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya.
Unsur-Unsur Pembuatan Surat Korespondensi
Unsur-unsur penting dalam pembuatan surat korespondensi meliputi pengirim, penerima, isi pesan, dan media pengiriman. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai masing-masing poin:
- Pengirim Surat
Pengirim adalah pihak yang mengirimkan surat korespondensi. Umumnya, identitas pengirim tercantum di bagian atas surat dalam kop surat. Informasi yang perlu disertakan adalah nama perusahaan atau organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan jika ada.
Pengirim merupakan pihak yang bertanggung jawab atas pesan yang disampaikan dalam surat. Selain itu, untuk memudahkan penerima dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.
- Penerima Surat
Penerima adalah pihak yang ditujukan atau yang akan menerima surat korespondensi. Nama dan alamat lengkap penerima harus dituliskan dengan jelas. Pastikan informasi penerima akurat dan lengkap untuk memastikan surat sampai pada tujuan yang tepat.
- Isi Pesan
Isi pesan merupakan inti dari surat korespondensi. Bagian ini berisi informasi, pertanyaan, permintaan, atau pesan lain yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.
Pesan harus ditulis dengan bahasa yang jelas, singkat, dan terstruktur agar mudah dipahami oleh penerima. Sertakan perincian atau argumen yang relevan untuk memperkuat pesan yang disampaikan.
- Media Pengiriman
Media pengiriman merujuk pada cara atau sarana yang digunakan untuk mengirimkan surat korespondensi.
Media pengiriman bisa berupa pos, kurir, atau pengiriman surat elektronik (email). Pemilihan media pengiriman harus disesuaikan dengan urgensi, keamanan, dan efisiensi pengiriman surat.
Sebagai tambahan, beberapa unsur lain yang juga penting dalam pembuatan surat korespondensi meliputi tanggal surat, perihal atau subjek surat, lampiran atau dokumen tambahan, juga tanda tangan dan nama pengirim.
Korespondensi surat harus memiliki unsur-unsur pembuatan tersebut, agar surat yang dibuat dapat tersampaikan dengan baik dan maksimal.
Pada korespondensi juga memiliki jenis korespondensi bisnis dimana jenis surat ini tidak dapat dipisahkan dari suatu bentuk kerjasama pada perusahaan.
Korespondensi bisnis ini juga menyampaikan proses ekonomi yang terlibat di dalam suatu perusahaan tersebut.
Cara Membuat Surat Korespondensi
Membuat surat korespondensi yang efektif melibatkan beberapa langkah penting agar surat tersebut dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan profesional. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat surat korespondensi:
1. Header Surat (Kepala Surat)
- Letakkan nama, logo, dan alamat lengkap perusahaan atau organisasi di bagian atas surat sebagai header.
- Sertakan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.
2. Tanggal
- Letakkan tanggal penulisan surat di bagian paling atas atau di sebelah kiri.
3. Alamat Pengirim dan Penerima
- Cantumkan alamat lengkap pengirim dan penerima di bagian atas surat.
4. Salutasi (Penyapaan)
- Mulailah surat dengan salutasi yang sesuai, misalnya “Kepada yang Terhormat” atau “Saudara/Saudari.”
5. Perihal
- Jelaskan perihal surat dengan singkat dan jelas di bagian yang terpisah.
6. Isi Surat
- Tuliskan isi surat dengan bahasa yang jelas, singkat, dan sopan.
- Susun paragraf dengan rapi, fokus pada satu ide atau informasi per paragraf.
- Gunakan kalimat baku dan hindari penggunaan kata-kata informal jika surat bersifat formal.
- Jelaskan maksud atau tujuan surat dengan detail.
7. Penutup (Closure)
- Akhiri surat dengan penutup yang sesuai, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatiannya.”
- Jangan lupa cantumkan tanda tangan Anda dan lampiran (jika ada).
Demikianlah pembahasan mengenai manajemen korespondensi. Semoga dapat menambah pemahaman kita mengenai materi ini, sekian terima kasih.
