Perlindungan arsip- Perlindungan Arsip adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
Perlindungan dan penyelamatan arsip
Penyelamatan Arsip adalah tindakan atau langkah- langkah penarikan atau pengambilalihan arsip secara sistematis dalam rangka penyelamatan arsip statis pada lembaga negara dan satuan kerja pemerintah daerah sejak penggabungan atau pembubaran ditetapkan.
Arsip yang keberadaannya sangat penting dalam kehidupan manusia, sering tidak terpikirkan untuk penyelamatannya. Penyelamatan arsip tidak hanya menyelamatkan fisiknya, tetapi juga menyelamatkan informasi yang terekam di dalamnya.
Arsip menjadi suatu urusan yang wajib dilaksanakan oleh seluruh instansi dan elemen masyarakat, dan untuk menumbuhkembangkan kesadaran masyarakat dalam pentingnya penyelamatan arsip pada saat terjadi bencana, maka upaya preventif dalam menjaga arsip dan pola penyelamatan seharusnya diketahui oleh masyarakat.
Oleh karenanya sosialisasi ini kiranya dapat membangun kesadaran masyarakat dalam pentingnya penyelamatan sekaligus menjaga arsip jika terjadi musibah atau bencana
Dalam Perda yang masih dalam proses penyelesaian tersebut diharapkan dapat mendorong peran aktif masyarakat dalam kearsipan berkaitan dengan menciptakan, menyimpan, dan melindungi arsip,
serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan kearsipan negara dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.
Upaya tersebut sebagai bentuk perlindungan dan penyelamatan arsip yang dimungkinkan hilang atau rusak karena disebabkan oleh bencana alam maupun bencana sosial dan juga.
Selain itu lanjutnya pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosedur yang benar, penggalangan dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan,
keterlibatan masyarakat sebagai sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip, juga menjadi item dalam draf peraturan daerah yang telah disusun.
Perlindungan arsip vital adalah
Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
Perlindungan arsip vital merupakan suatu upaya untuk melindungi dan mengamankan arsip vital sekaligus memulihkan arsip vital yang rusak karena bencana, baik isi informasi dan fisiknya. Metode perlindungan arsip vital terdiri atas: proteksi arsip vital dan pemulihan arsip vital.
Proteksi Arsip Vital Upaya perlindungan arsip vital diharapkan dapat mencegah segala resiko kerugian yang lebih luas, bukan lagi kepentingan unit kerja saja tetapi juga organisasi.
Perlindungan arsip vital harus melalui perencanaan dan persiapan sebelum bencana, saat terjadinya bencana dan pemulihan pasca bencana. Salah satu kegiatan perencanaan perlindungan arsip vital dengan melakukan proteksi dengan cara mencegah dan menghindari fisik dan
informasi arsip vital dari ancaman kerusakan maupun dimusnahkan yang disebabkan oleh berbagai faktor kerusakan, terutama bencana. Kegiatan proteksi ini memerlukan biaya.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penetapan Metode Perlindungan Arsip Vital.
- Kebutuhan Akses. Kebutuhan akses terhadap arsip vital harus disesuaikan dengan kepentingan organisasi, karena tidak semua informasi arsip vital terbuka bagi semua orang. Dengan demikian, arsip penggunaan/akses arsip vital harus dibatasi secara fisik sehingga dapat ditampilkan dalam komputer atau di media yang lain.
- Lamanya Masa Simpan. Arsip vital tidak akan disimpan selamanya, informasi arsip vital akan menurun setelah terciptanya informasi arsip yang baru dan ditetapkan sebagai arsip vital. Informasi yang terkandung dalam arsip vital tersebut akan mempengaruhi masa simpan arsip vital, sehingga terjadi perbedaan masa simpannya.
- Kualitas Fisik Arsip. Arsip vital yang disajikan dan digunakan bentuk aslinya, maka lambat laun akan menurunkan kualitas fisik arsip vital tersebut.
Cara yang paling aman untuk menghindari kerusakan fisik dengan mengalih mediakan arsip vital atau memberikan kopiannya saja.
Demikianlah teman-teman pembahasan kita hari ini tentang Perlindungan arsip, semoga bermanfaat dan jangan lupa di share ke teman-teman yang lain ya.
