Manajemen Arsip Elektronik – Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi, menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan.
Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang lama.
Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan manajemen arsip secara elektronik.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, pengelolaan arsip konvensional mulai disertai dengan sistem pengelolaan arsip secara elektronik.
Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik. Menurut Read & Ginn (2011:313) arsip elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah.
Lebih lanjut Read & Ginn (2011:313) menambahkan bahwa arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik.
Media elektronik terdiri dari media magnetik dan media optikal. Read & Ginn (2011:313) menjelaskan media elektronik merupakan berbagai bahan yang dilapisi secara magnetik digunakan komputer untuk penyimpanan data.
Sedangkan media optikal adalah media penyimpanan informasi dengan kepadatan tinggi dimana informasi digital dikodekan menggunakan laser. Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual.
Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis.
Untuk dapat dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus memiliki isi, konteks, dan struktur yang jelas. Suatu arsip dianggap bisa berfungsi sebagaimana tujuan untuk apa arsip tersebut diciptakan apabila memiliki karakteristik autentik, andal, utuh, dan dapat digunakan.
Arsip elektronik didefinisikan sebagai arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan, atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik.
Arsip elektronik dapat diciptakan langsung dengan menggunakan teknologi komputer atau dapat juga dalam bentuk yang telah dikonversikan ke format digital dari format aslinya.
Suatu arsip elektronik pada hakikatnya
- Tertulis pada media magnetis atau optik dan sarana penyimpanan digital lainnya,
- Direkam dalam kode binari,
- Diakses dengan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras komputer,
- Mudah dimanipulasi, diperbarui, dihapus, dan diubah.
Pengelolaan arsip atau manajemen arsip adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kontrol yang efisien dan sistematis terhadap pembuatan, penerimaan, penyimpanan, penggunaan, dan disposisi arsip, termasuk proses-proses untuk penangkapan dan pemeliharaan bukti dan informasi aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi bisnis dalam bentuk arsip.
Sementara itu, sistem pengelolaan arsip adalah sistem informasi yang menangkap, menyimpan, dan menyediakan akses terhadap arsip.
Sistem pengelolaan arsip elektronik merupakan sistem yang dirancang secara khusus untuk mengelola penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip-arsip elektronik sebagai bukti dari aktivitas bisnis.
Sistem pengelolaan arsip elektronik, meskipun terutama menekankan pada pengelolaan arsip elektronik, juga dapat digabungkan dengan sistem pengelolaan dokumen elektronik.
Sistem pengelolaan dokumen elektronik adalah sistem yang memiliki fungsi untuk mendukung pembuatan, perubahan, dan pengelolaan dokumen-dokumen elektronik.
EDMS dimaksudkan untuk meningkatkan pengelolaan informasi dan alir kerja (workflow) ketika dokumen-dokumen lebih memiliki nilai informasional daripada nilai evidensial.
Manajemen Arsip Elektronik Merupakan Cikal
Pada saat ini, Indonesia menggunakan Sistem Kearsipan Nasional (SKN). SKN sebagai sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
Selain itu, ANRI pun ditunjuk sebagai lembaga yang dipercaya untuk melakukan pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang merupakan sistem kearsipan berbasis elektronik milik pemerintah dalam rangka penyelenggaraan e-government.
Arsip Elektronik adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :
- teks, gambar, audio, dan video
- arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
- Penciptaan arsip elektronik berupa:
- Pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih media.
- Penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.
Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut.
- Sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.
- Dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan.
Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:
- Registrasi arsip elektronik
- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan.
Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada Tingkatan Item
Penggunaan Arsip Elektronik
- Dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi pengelolaan arsip elektronik.
- Harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.
Kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- Antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut.
- Migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke perangkat terkini
- Konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi jangka panjang
- Enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang
- Emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan.
Pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
- Pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
- Pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi informasi.
- Penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.
Manajemen Arsip Elektronik Berupaya Untuk
Manajemen arsip elektronik sangat penting bagi organisasi mana pun untuk memastikan keamanan, kepatuhan, dan efisiensi. Organisasi dapat mengelola catatan elektronik mereka secara efektif dengan:
- menetapkan kebijakan pencatatan
- menerapkan sistem pengelolaan arsip elektronik
- secara teratur meninjau dan mengaudit catatan
- staf pelatihan
Meskipun mengelola arsip elektronik mungkin tampak sulit, prosesnya bisa lancar jika menggunakan alat dan strategi yang tepat. Oleh karena itu, penting untuk memprioritaskan pengelolaan arsip elektronik dan berinvestasi pada sumber daya yang diperlukan untuk mendapatkan manfaat dari:
- peningkatan produktivitas
- kolaborasi yang ditingkatkan
- pengambilan keputusan yang lebih baik
Karena arsip elektronik terus memainkan peran yang semakin penting dalam organisasi, sangatlah penting untuk selalu mengikuti perkembangan praktik terbaik dan teknologi baru untuk mengelola arsip ini secara efektif.
Demikianlah pembahasan mengenai manajemen arsip elektronik. Semoga dapat menambah pengetahuan kita semua, sekian terima kasih.
